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    培訓管理者應該知道的五點

     文章來源:石頓企管 時間:2014-09-15 17:13 點擊:
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    培訓管理者應該知道的五點

    雖然培訓項目的內容會不斷地發生變化,但是培訓管理者的工作卻總是在重復著同樣的內容:制訂計劃、爭取預算、需求調查、跨部門協調、供應商甄選、談判、簽署合同、組織培訓、效果評估與匯報。哪些培訓工作內容可以納入知識管理的范圍呢?

    培訓管理看似不難,但要做好,卻并不容易。

    一方面,雖然培訓項目的內容會不斷地發生變化,但是培訓管理者的工作卻總是在重復著同樣的內容:制訂計劃、爭取預算、需求調查、跨部門協調、供應商甄選、談判、簽署合同、組織培訓、效果評估與匯報。

    另一方面,培訓管理者總在工作中不得不面臨各種問題的挑戰,或預算不足、或需求不清晰、或領導不重視、或學員不配合、或供應商不給力等。值得注意的是,這些困擾也似乎總是會在每個培訓項目中反復出現,呼之即來,卻揮之不去。

    “一個人不能兩次踏入同一條河”!作為一個培訓管理者,如果我們的目光只是局限于當前具體的培訓活動,“就事論事”地處理問題,不是從更高的視角去探詢解決問題的手段,那么,即使我們的工作再有效率,這種效率也無法帶來良好的效果。

    對于培訓管理中所產生的組織過程資產(知識、技術、方法、經驗、教訓等)進行有效管理,即通過培訓業務的知識管理,有助于培訓管理者將重復的工作簡單化、流程化、標準化,從而逐步實現培訓管理規范化的最佳實踐。

    哪些培訓工作內容可以納入知識管理的范圍呢?

    1、 培訓工作的流程管理

    任何企業的培訓工作大致都會遵循一定的流程來進行。這一流程有其普遍性一面,即所有的培訓基本都包括培訓項目立項(或發起)、需求調查、供應商聯系、培訓方案溝通與確認、合同談判、培訓執行、培訓評估。

    另一方面,由于企業受到各自內部環境的影響,培訓工作流程的細節不盡相同。有的企業客戶可能更為簡潔,而另一些企業可能更為細致。不論是簡潔的流程,還是細致的流程,其好壞的評價標準只能是它是否適合本企業的實際狀況,并使培訓管理行之有效。

    同時,任何培訓工作流程都有持續優化的空間。這就需要培訓管理者在培訓實踐中,不斷地總結經驗教訓,并將所能改進之處,體現于流程設計中。

    建立一個企業的培訓工作的流程圖,通過培訓工作流程的可視化管理,能夠幫助培訓管理者直觀地發現問題所在,有利于整合資源和優化流程設計。

    2、 培訓文檔模板管理

    在培訓管理中,各種標準化的文檔模板不可或缺。標準化文檔模板的運用,不但可以提升工作效率,便于對相同性質的信息進行比較與分析,更有利于建立企業培訓管理的規范化操作行為。

    培訓文檔模板種類繁多,包括企業培訓制度、需求調查表、需求確認書、供應商記錄表、講師記錄表、培訓協議、培訓通知、培訓評估表、培訓結案報告、年度培訓規劃表、年度培訓執行跟蹤表,問題管理清單、企業案例匯編,等等。

    將培訓工作中能夠通過標準化文檔模板進行管理的部分盡量模板化,能夠使培訓管理的效率事半功倍。這個標準化的過程也是循序漸進的,模板從無到有,內容從繁簡到適度。模板的評價標準只有一個,是否有助于提高管理效率,達成最好的工作效果。

    此外,由于各類培訓文檔總是在實踐中逐步獲得修改、調整與完善,因此會形成同一文件的眾多版本。如果不對版本進行有效的管理,將對未來的工作造成混亂。此外,對于文件版本的整理和歸類,也有利于從全局的視角去回顧、研究和理解本企業培訓工作發展的過程,使我們的工作更能與具體實際相結合。

    3、 培訓檔案管理

    將培訓管理工作過程中所形成的文檔分類整理后歸檔,是將組織過程資產沉淀下來的一種形式。盡量做到,每一個培訓項目都有據可查(可是紙質文檔,也可是電子版文檔,或是兩者都有),包括項目的培訓需求報告、培訓建議書、供應商與師資信息、培訓合同、培訓教材、培訓評估表、培訓結案報告,等等。要把培訓當成系統工作來做,不可“打一槍換一個地方”,那樣做,培訓管理者永遠都將停留在基礎性運營的重復中。對于培訓工作的認識,很多程度上決定一個培訓管理者能走到什么樣的高度。

    4、 問題管理

    在培訓管理工作中,會遇到各類的問題。這些問題,不論是培訓管理者在自身工作中所面對的,還是學員在培訓中所提及的或是其在訓后實踐中所遇到的,都可以統一分為兩大類。

    一類是具有代表性的共性問題。這類問題不但典型,而且還可能經常性地出現,將這類問題歸納匯總,并整理出問題解決的最佳實踐(如果問題發起者是學員,應將解決方案反饋給他們),可以避免組織在同一環節被同樣的問題所困擾。

    另一類問題更多的具有個性化的特色,不需要一一記錄,但針對此類問題的解決可以在培訓管理團隊內部進行交流和分享,以供他人借鑒。

    5、 內部案例整理歸檔

    為了是培訓工作與企業實踐更好地結合,培訓管理者應該有意識地搜集和整理企業經營管理中發生的典型案例。這種搜集和整理工作可以依托每一個具體培訓項目的實施來進行,比如在某一主題培訓的前期,要求有關人員按照標準化的格式提供出相關的工作場景(背景)或問題,作為企業案例供講師用于教學。也可以是由學員提供案例的信息,而由培訓管理者按照標準化的格式重新編寫。

    這些案例累積下來,并分門別類地加以整理和歸檔,就能逐步形成企業工作實踐所涉及各個方面的真實資料了。這些案例的運用,不僅僅能夠使培訓更接近于企業實踐本身,而且還可以作為企業管理者的參考資料,可以使培訓工作為管理帶來增值。 
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